工事情報の一元化で挑む「資産価値を高める、リニューアル工事」

生和アメニティ株式会社様のご紹介

土地活用一筋50年。賃貸経営に特化し、マンション累計着工戸数は100,000戸を超え、全国賃貸住宅新聞の「賃貸住宅に強い建設会社年間着工数ランキング」では13年連続で地主営業戸数全国第1位に輝いた生和コーポレーションのグループ中核企業である。

グループのなかで、建物管理部門を担う同社は、「資産価値を高める、建物管理。」をブランドメッセージに掲げ、首都圏、近畿、中部、福岡の4大都市圏で展開する総合建物管理会社だ。
建物管理統合ソフト「サインズ」の自社開発、2000年業界に先駆け自社365日24ｈ体制、品質マネジメントシステム国際規格ISO9001取得、GPS付24Hカー全支店配備、一級建築士事務所登録、特定建設業取得、モバイル端末活用など、建物の性能維持に留まらず、ソフト・ハード面を共に強化させあらゆる管理サービスをワンストップで提供している。

創業以来「無借金経営」の財務体質で、グループ建築建物だけでなく、他社で建てた、賃貸、分譲マンション、商業施設、病院・介護施設、ホテル、図書館等の公共施設など、5,000棟を超える管理を行い、震災やリーマンショックという大きな環境変化のあったなか「20期連続増収」を果たしているのが最大の特徴だ。

また、近年では、建物管理会社ならではの「資産価値を高める、リニューアル工事。」に注力している。2019年より、大規模修繕工事やリニューアル工事における業務効率策の一環として、ANDPADを導入し、ホームページやリクルート動画サイトでもANDPADをご紹介頂いている。

今回は、ANDPADの導入を推進してきた施工管理部門の荒木様と、デザインチームの藤本様、中北様のお三方に導入に至る経緯や導入後の変化などをお伺いした。

施工管理部門デザインチーム 藤本様

すべてはお客様のために。品質向上に現場情報を集約し、業務効率を高めたかった

冒頭で紹介したように、RC造、S造、W造、さまざまな建物の大規模修繕や改修工事を数多く手掛ける生和アメニティ様。現地でのしっかりとした診断に基づき、最適なタイミングで将来を見据えた「資産価値を高める、リニューアル工事。」を提案・工事を心掛けている。

30年前から、図面、写真、保証書、取説などデータは全て電子化されていたが、各支店、現場毎に管理されており、それらの一元管理が課題であった。
「これまでは、施工管理部門の現場監督が、社内サーバー内フォルダに、写真や書類データを保存している状態で、支店や現場毎に管理方法が統一されていませんでした。社員間でのデータのやりとりも、データ検索するのに手間や時間が掛かっていました。」と当時の社内の様子を振り返る藤本様。

そんな中、藤本様がある展示会でANDPADを知ったという。ANDPADを活用した工程表や情報の管理方法を実際の画面を見ながら説明してもらった際の印象を藤本様は、こう語る。
「写真や書類データをクラウド整理できれば、いつでもどこでもスマホから現場データの閲覧ができる。導入すれば社内のデータ管理の課題が解決できると確信しました。」

藤本様から報告を受けた荒木様は、「丁度その頃、社内でもIT化に向けアプリ導入を積極的に推進する動きがあり、他社製品と比較検討、複数社のプレゼンを実際に受け、自社の業務内容に一番合ったアプリがANDPADではないかという結論に至ったのです。」と語った。

藤本様は他社製品との比較のためにトライアルできたことが大きかったと語る。
「実際、他社製品のアプリと比較検討していたのですが、トライアル期間でスマホが苦手な現場監督の方も含めて、実際にANDPADを操作して慣れて貰えたことが大きかったですね。操作方法が非常に単純で簡単なので、これならみんなで使っていけるだろうと納得した上で自信を持って導入することができました。」

施工管理部門 責任者 荒木様

ANDPADを活用して工程表の作成時間が4分の1に

導入に向け、導入プロジェクトを立ち上げ、キックオフ説明会を複数回に分け、全社員と協力会社の方（同社ではパートナー企業という）へ実施しました。
活用方法について丁寧な説明を心掛けたというが、導入に対し社内の反応はどうだったのだろうか。
荒木様は、「反発はありませんでした。しかし、普段からスマホに慣れていない方、パートナー企業の方も含めシニア層の方などは、初めは渋々といった感じは多少ありましたね。」という。

「丁度、会社の携帯がスマホに切り替わったタイミングで、スマホ自体の操作に慣れていない方もいました。なかには今までのやり方がやりやすいからと、デジカメで撮影をし自分のPCフォルダで写真を保管管理される方もいて。でも、全員が使って一元管理できてこそ導入の意味があると思っていたので、そういう方に対してはANDPADを必ず使っていただくよう、根気よく、丁寧にお伝えしました。」と藤本様。

藤本様は、導入プロジェクトチームでヘルプデスクを兼任。その際、分からない場合はANDPADのカスタマーサポートに問い合わせていたという。
「カスタマーサポートではアプリの詳細をしっかりと分かっている方が対応してくださったので、私がが言葉足らずな部分も、キチンと理解してすぐにアドバイスをくれました。一般的なカスタマーサポートではよく『担当者に確認します』『少々お待ちください』と言われることが多い印象なのですが、ANDPADのカスタマーサポートでは電話を受けた方がその場で答えてくれるので導入後も安心して利用できますね。」

当初、導入に対して後ろ向きだった社員の方からも、利便性が実感できるようになってからは、利用率がどんどんあがっていった。今ではパートナー企業のシニア層の方もサクサクと操作できるまでになったという。
「パートナー企業の方は、従来のやりかたでは、写真管理が大変でしたが、ANDPADで仕事が大幅に楽になったと喜んでくれています。検査日程もチャットで容易にやり取りが出来るようになり、連絡ミスが相当減ったと感じています。以前、検査者が現場に到着しているのに、日時を勘違いしている事もあったりしたので。」と荒木様は笑いながら語った。

施工管理部門 デザインチーム 中北様

実際に利用しているなかで、どの機能が便利だと感じているのか伺ってみたところ、荒木様と中北様は工程表を挙げた。
「工程表の作成が非常に便利ですね。今まではExcelやスプレッドシートで工程表を作成していたのですが、ANDPADを導入してからは工程表の作成にかかる時間が4分の1で出来るようになりました。新規案件もテンプレートを呼び出し、あとは感覚的な操作で調整して手軽に作成出来ています。IT化で作業効率も上がり生産性が向上していると実感しています。」と荒木様。

デザインチームに所属する中北様は次のように語る。
「これまで工程表は現場監督の方が案件毎に管理していたので、全ての工程が一元管理できているとは言えませんでした。しかし、ANDPAD工程表は入力さえすれば、工程が全社員に共有されます。これまで私たちデザインチームは、デザイン進捗の確認のために現場に直接足を運ぶしか術がありませんでした。勿論、実際に現場の様子を確認することはとても重要なのですが、ANDPADは外出先からでも各現場の進捗状況が一目で分かり、限られた時間をオーナーさまとの打合せなど重要業務に多く振り分けることが出来るようになりましたね。」

藤本様は、施工事例の共有にもANDPADが役立っているという。
「デザインチームでは、日々、新しい商材や工法の情報収集を重ね、マンションの資産価値を高めるために最適なプラン提案を行っています。外壁のカラーコーディネートに留まらず、例えばマンションの顔にあたるエントランスの改修では、コンセプトを決め女性層を意識したデザインに刷新します。間接照明を駆使し美観性と防犯性を兼ね備えたライトアップ、植栽スペースにバークを敷き詰めることによる雑草対策、エレベーター内の美観向上のため養生材にカーペットを使用したりと、いつも建物を見ている管理会社だからこそ気付くことの出来る点で、数多くのビフォア・アフター成功事例を生み出してきました。それらが全てANDPADに格納され、いつでもどこでもリアルタイムで閲覧できるようになりましたので、全国4大都市圏で事業展開している当社にとって、事例やノウハウの全社共有が進み、社員教育の目的としても活用の幅が広がりました。」

デザインチームが手掛けるエントランス外観

『業務管理はANDPADを中心に』という意識に変化

スマホで図面や写真など物件資料のやり取りが容易になり、何よりもペーパーレス化に大きく貢献できたと荒木様は嬉しそうに語っていただいた。
「今まではパートナー企業の方から大量の紙の工事写真やメールで工事写真を送って貰っていましたが、今はANDPADで確認ができるので紙の工事写真帳は完全に廃止しました。ペーパーレス化に大きく寄与しています。」

また、部署・支店をまたいだ社員間やパートナー企業の方との、情報共有・コミュニケーションがスピーディになったことで、事務スタッフの業務効率も向上しているという。
「事務方では現場で必要な資料を準備し、ANDPADに格納。そうすることで現場監督は大量の資料を持ち出す必要がなく、外出先でいつでも確認できるようになりました。クラウドで情報共有されているので確認の電話も減り、業務効率も上がりました。現場と事務方の双方でメリットが大きいため、課内では『業務管理はANDPADを中心に。』という意識に変化しています。」と中北様は語る。

さらに中北様は残業時間に関しての変化も感じていた。「現場に出ていた頃は、現場から社内に戻り、デジカメで撮影したデータをPCに移し整理しなければならず、データ移行に纏わる事務作業が多くありました。しかし、今はスマホで撮影・入力するだけなので、以前と比べ残業時間も減りました。」

オーナー様、ご入居者様からの電話受付・顧客対応を行っている、24Hインフォメーション部門でもANDPAD活用で、対応がスムーズになったと荒木様はいう。
「大規模修繕工事は新築と異なり、ご入居者様が暮らされているマンションでの工事が多いため、音の問題、足場養生、エレベータ占有など、非常にきめ細かな対応が求められます。ご入居者様からの入電があった内容は、逐一、現場監督とチャットで相互通信をしています。どこにいてもスマホで確認できますし、案件毎の各関連部署メンバー全員が同時に情報に触れることでメンバー全員で知恵やアイデアを出し合えるので、対応・解決スピードが格段に上がりました。また、現地写真を確認しながら指示が出せるので、認識のズレによる無駄な動きも無くなりました。」

施工写真や資料の一元管理の標準化によって作業効率が進み、働き方も大きく変わり始めたという生和アメニティ様。最後に、これからANDPADに期待することは何かという質問に対して藤本様は次のように語った。「今後、大規模改修工事やリフォーム工事に特化された機能も開発されるとのことで、そういった機能の充実を期待しております。」

総合建物管理のリーディングカンパニーとして事業をけん引してきた生和アメニティ様。全部署横断型でパートナー企業様を巻き込んで「資産価値を高める、リニューアル工事。」を推進するこれからの動きにもますます目が離せない。