取引先450社とともに電子受発注化へ取り組む、効率化の結果、品質向上に寄与<前編>

株式会社不動産SHOPナカジツ様

株式会社不動産SHOPナカジツのご紹介

株式会社不動産SHOPナカジツ様は、愛知県岡崎市の本社を拠点に、多角的に事業を展開する総合不動産会社である。不動産仲介事業を主軸に、中古住宅を購入したお客様にはリノベーション・リフォームを提案し、土地を購入したお客様には、注文住宅・デザイナーズ分譲住宅を提案。お客様と一緒に未来の暮らしを描くサービスを展開しながら、多様なニーズにワンストップで対応できる施工体制を整えている。企業理念の一文にある「常にお客様以上にお客様のことを考える」の言葉通り、お客様本位のサービスを追求しながら、急成長している注目企業だ。
売上高は、2019年に200億円を突破。次は全国100店舗出店、売上高1,000億円を視野に入れ、生産性向上に向けたDX化を積極的に推進している。今回は、リフォーム・リノベーション本部 本部長として現場をリードした後、2020年5月からは執行役員も務める杉江 純人様に、ANDPAD受発注を導入した経緯や、導入後の成果について伺った。

 

案件数が増加する中、経理一人で数千枚の書類をFAXでやり取り

不動産SHOPナカジツ様は、2015年、数名の社員で「IT戦略課」を立ち上げ、業務のデジタル化に取り組み始めた。現在は「DX推進課」へと名称を変え、15名が活躍するセクションへと拡大。原価管理ソフトの自社開発をはじめ、既存顧客向けのスマホアプリ開発、Webマーケティングなど、次々に新しい施策にチャレンジしてきたという。

「営業は、お客様にしっかりと向き合う。施工管理は、現場管理に集中する。それ以外の事務作業や社内手続きを最大限自動化しようと、6年前に業務のデジタル化に着手しました。ANDPADの導入も、その取り組みの一環です。DX化を推進し始めてから、営業1人あたりの生産性は2倍向上しています。社員の残業も減り、休みもしっかり取れる環境になりました。」と、杉江様。
不動産SHOPナカジツ様は、2008年から2019年までの11年間で、売上高が54倍という急成長を遂げている。現場の業務効率化は進めていたものの、案件の急増にともなって、受発注業務を担う事務員や経理の負担は増大していたと、杉江様は当時を振り返る。

「以前は、Excelの発注書テンプレートに1件ずつ情報を入力し、印刷して協力業者にFAXしていました。原価管理システムの導入後は、システム上で発注書を作成し、送信ボタンを押せば、そのまま業者さんへFAXができるようになり、効率化が一歩前進しました。しかし、デジタルとアナログが混在することで、業務がより複雑になってしまいました。」

まず、不動産SHOPナカジツ様が原価管理ソフトを通じて、協力業者に発注書をFAXで送信する。その後、協力業者から返送されたFAXを担当営業がPDF化し、経理にデータで提出。経理は、「締め日」「取引先名」「担当者名」「進行状況」などをPDFのファイル名に記載し、「発注」「請負」「検品」「請求」といったステータスごとのフォルダに保存して進捗管理を行っていた。まだ紙の書類のやりとりも、2往復ほどあったという。

「店舗は、5〜6名の社員と店長1名、経理スタッフ1名・パート数名で構成されています。各店舗で発生する書類の数は、およそ数千枚。事務員1名で処理をするので、業務が非常に煩雑化していました。『請求書を送った・届いていない』といったトラブルが起きた時は、大量の書類をデスクに並べて、1枚の請求書を探し出していました。」

また、愛知・福岡・千葉に展開している29店舗の事務員によって、処理方法・管理方法が異なっていたり、スキルによって作業量にムラがあったことも、業務の複雑化につながっていたと杉江様は話す。

「事務員のマンパワーで管理していたので、業務が属人化していました。今後の新店舗出店を考えると、誰でもできる再現性の高い業務フローを構築しなければと感じました。」

そこで杉江様は、すでに施工管理機能を活用していた、アンドパッドに現状を相談。受発注業務をデジタル化する、ANDPAD受発注の開発が進んでいることを聞き、興味を持ったという。

「話を聞き、ぜひ利用したいと伝えました。開発への協力も申し出たくらいです。早く使いたいと、催促してしまいましたね。」と杉江様は笑顔で語る。

不動産SHOPナカジツ様 本社エントランス

取引先450社とのやり取りのほぼ全てを電子受発注化に取り組む

不動産SHOPナカジツ様では、2021年2月から、協力会社・職人・資材商社・卸業者といった450社との取引にANDPAD受発注を導入。すでに施工管理機能の利用が浸透していたため、ANDPAD受発注の導入はスムーズに進むかと思われたが、取引先からの抵抗感も感じたという。

「ANDPADの施工管理機能を導入する時の方が大変ではありましたが、実は今回も『また何か始まるのか』という、ネガティブな反応が少なくなかったです。しかし、当社としては、受発注業務の効率化を何としても進めたかったので、ANDPADの利用を継続取引の条件とし、使っていただくようにしました。厳しい制約を設けましたが、その分研修やフォローに力を入れて、利用浸透を図りました。」

杉江様は、まずアンドパッド担当者によるオンライン説明会を50社ずつに分けて開催。その後は、不動産SHOPナカジツ様の社員一人ひとりが協力会社へ出向き、対面で指導を行った。

「『1 on 1 説明会』には、力を入れましたね。協力会社さんを3回に分けて訪問し、手取り足取り利用方法やルールをお伝えしました。メールやANDPADで一斉にマニュアルを送付すれば簡単ですが、機能や利便性への理解は深まりません。手間を惜しめば、協力会社さんからの問い合わせが増え、混乱が生じるのは明らかでした。それなら、時間をかけて説明をした方が効率的だと、社員たちにも繰り返し伝えました。」

この取り組みの結果、2021年6月時点で、ほぼ100%の取引先とその取引がANDPAD受発注で完結することとなった。実際に利用を始めた後の反応についても、杉江様に伺った。

「以前は、日中現場にいる時に送付漏れなどの連絡があると、いちいち事務所や自宅に戻ってFAXしていました。特に締め日のある月末は慌ただしかったのですが、今は、現場にiPadを持って行っていますので、その場ですぐに処理ができます。FAXや移動の手間が省けたと、協力会社さんは喜んでいます。」

また、移動が削減されたのは、社員の方々も同様だという。

「今までは、上司の捺印をもらうために会社へ戻る必要がありましたが、それもすべてANDPAD上で処理できるので、無駄な動きがなくなりました。生産性が上がりましたね。」

不動産SHOPナカジツ様 本社打ち合わせスペース

業務時間は10分の1に、品質向上にも寄与

では、導入前の課題だった、受発注業務の効率化は進んだのだろうか。

「経理スタッフにヒアリングしたところ、『10時間かかっていた業務が、1時間になったようなイメージです』と話していました。案件や担当者別にANDPAD上で検索もできますし、発注・請負・請求待ち・支払いといったステータスで絞り込みもできて便利です。各種書類をデータで保存できるので、紛失もありません。紙も削減でき、ファイリングする手間も省けました。業務削減が進んだ分、事務員には、提案書や契約書作成の補助など、営業サポートにも積極的に入ってもらっています。本当に劇的な変化です。」と杉江様。

不動産SHOPナカジツ様のリフォーム・リノベーション本部では、1人の担当者が建築プロデューサーとして、お客様への提案から施工管理までを一貫して行う。今回のANDPAD受発注導入によって、「最も恩恵を受けたのは建築プロデューサー」だと、杉江様は分析する。

「直接的な業務負担が軽減されたのは経理スタッフですが、受発注の流れが可視化されたことで、建築プロデューサーの業務効率も上がっています。受発注業務に取られていた時間を現場訪問にあてることで、施工品質も向上しています。仕事に追われて現場を回ることがなくなり、細部まで落ち着いてチェックできるので、ミスや手戻り工事を削減できました。」

不動産SHOPナカジツ様が推進するDX化には、「サービスや施工品質を向上し、お客様に喜んでいただきたい」という思いが貫かれている。今後は、既存顧客向けのアプリとANDPADの連携も構想中とのことだ。

「お客様とのやりとりや、現場の職人さんたちの仕事は、決してデジタル化できないものです。人が行うアナログな部分を極めるために、それ以外の業務は今後もどんどんデジタル化していきたいですね。」と、杉江様は力強く語ってくださった。

現状に甘んじることなく、常に挑戦を続ける不動産SHOPナカジツ様。不動産業界に変革をもたらす新しい取り組みに、今後も注目していきたい。

後編では、不動産SHOPナカジツ様と取引を行っている流通商社様にANDPAD受発注の活用について伺う。

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