物件管理、工事の効率化でオーナーの収益を最大限向上

株式会社ジェイエーアメニティーハウス様

株式会社ジェイエーアメニティーハウスのご紹介

株式会社ジェイエーアメニティーハウス様は、農家を支えるJAグループ神奈川の100%出資のJA関連会社だ。農家に土地活用として、大手ハウスメーカーで賃貸用のアパートやマンションを建築、その物件を管理する。「オーナー様の負託に応える」という理念のもと、土地活用を農家(オーナー)の収益向上につなげるべく、神奈川県全域で事業を展開している。現在、管理戸数は2万3000戸、原状回復や修繕、リフォームなどの工事件数は年間約3500件に上る。
毎月300件以上の退去が発生し、その際の工事管理、資料管理の効率化にANDPADを活用している。ハウスメーカー毎に建物の仕様や設備の状況が違うため、それらの記録保持のために写真を撮影し、報告書を作成する。ANDPAD導入前は、そうしたデータを会社のパソコンに保存していたが、その情報を速やかに共有できないという課題があった。今回、株式会社ジェイエーアメニティーハウス賃貸工務部入退去修繕課 木村 亮介様に、ANDPADの活用方法や導入後の成果について伺った。

 

現場状況の情報を共有するスピードと正確さに課題

ジェイエーアメニティーハウス様の主な業務の1つが、入退去に伴う原状回復工事だ。「工事部門としては、次の入居希望者に早く部屋を借りていただけるように社内で定めた期日までに原状回復工事完了させる事が最大の使命です」と、木村様は話す。
賃貸住宅の最大のリスクは空室だ。工事が遅れたりして空室が続くと、たちまち収益性が落ち、物件価値が下がってしまう恐れがある。一括借り上げによる家賃保証(サブリース)をしているため、オーナーの賃料収入がただちにゼロになることはないが、家賃保証分は管理会社の負担となる。逆にいえば、速やかかつ丁寧な原状回復工事ができれば、オーナーと管理会社の双方にとってWin-Winとなるのだ。

原状回復工事の期間は、退去から1カ月以内が基準。入居率は98.5%(2021年10月時点)で空室はほぼない状態を維持できているが、一方で工事の過程における課題もあった。
オーナーへの報告書作成のため、建物の共用部、部屋の設備、水栓、エアコンなどを全て撮影して記録する。これがかなり細かく、1つの現場の撮影時間は15分から25分かかる。かつてはデジタルカメラでの撮影だったため、撮影後、会社へ戻りSDカードからパソコンに取り込む作業におよそ5分、トータルで最大30分ほどかかっていた。
全社員200人弱のうち約半数が現場担当のため、画像取り込み時間が1人1件30分、貸与するカメラやカードの費用が1人5000円と考えると、時間的にも金銭的にも大きなコスト負担になっていたのだ。
工事に際しては、必ずオーナーに報告書を見せて工事内容について承認を得なければならない。そうした交渉の窓口は、ジェイエーアメニティーハウス様の営業部門が主に担う。ANDPAD導入前は、オーナーから「ここを直してほしい」という要望があるにもかかわらず、それが営業部門から工事部門にうまく伝達できずミスへつながるケースもあった。
また、物件で何か不具合が出れば修繕担当スタッフが写真撮影に行くが、その画像データの保管先が会社のパソコンだった。同じ人間が同じ現場に何度も行くわけではない。そのため、前回と異なる人間が現場に行く際、前回がどんな状況だったのか、わざわざ会社に確認しに行かなければ情報共有できなかった。

こうした課題を解決するため、ANDPADの導入を決めた。

工期を短縮し工事品質が改善、顧客満足度もアップ

ANDPADのおかげで、スマホやタブレットがあれば、撮影も現場の状況確認もすばやく簡単にできるようになった。複数の社内責任者も同時にチェックできるようになったため、1つの現場に対し「ここをこうした方がいい」という改善案がいくつも寄せられるようになった。これにより工事品質の大きな改善につながり、提供するサービスの質が向上した。建物の状況をより正確に、よりスピーディにオーナーに報告できるようになり、顧客満足度アップの手ごたえを感じている。

他にもメリットがあった。退去希望者が出れば、社内スタッフが現場へ行き、部屋内の状況を確認する。そこで部屋の現状などをANDPADのアプリで記録する。
物件は多くの人が様々な期間で借りるため、退去の都度、全て新品に交換する訳にもいかない。リフォームのような大がかりな工事をする訳にもいかない。高級仕上げにして家賃を高く取れるに越したことはないが、家賃相場からかけ離れた過剰な工事はオーナーの不利益につながる。そうした収支シミュレーションもきちんとした上で、工事内容を決める。
故にエアコンなどの設備を更新しない場合、小さな傷などはどうしても残る。ANDPADの記録があれば、新しい入居者にはそれを基にすぐに正確な説明ができる上に、その入居者が退去する際にもともとあった傷なのかどうかも簡単に調べられる。
退去立ち合い後はデータを会社へ持ち帰り、退去修繕見積もり書を作成する。その見積もり書を営業担当に渡し、オーナーに承諾を得る。その後、原状回復工事の発注書を外部業者に送る。

外部業者としては、内装、クリーニング、水回りやエアコンなど1つの現場で最大4社が関わる。ANDPAD導入前は、外部業者とのやりとりを電話やFAX、メールで行っていたが、導入後はそれが大幅に減った。アプリの説明会を開くなど理解を深め、外部業者にも特に抵抗なく利用してもらえるようになり、チャット機能で現場の状況がリアルタイムで報告されるからだ。使いにくいといった不満の声も特に出ていない。
しかも、外部業者から手直しがいるかどうかといった質問に対し、即決で指示できるようになり、意思決定がスムーズになった。これが工期短縮に直結した。

社内においては、導入前は1人の担当者が行ける現場の数はせいぜい2つくらいだったが、導入後は3つまで増えた。わざわざ会社に戻って報告書を作ったり、写真を取り込んだりする事務作業も1時間ほど短縮。その分だけ残業時間が減り、人件費の抑制につながっている。
また、1つの工事案件で書類は20枚くらいになるが、それが75%圧縮されて1案件5枚くらいになった。年間工事数3500件で換算すれば、紙の使用量が年間5万2500枚減ったことになる。
他にも、現場に行く修繕担当スタッフ30人ほどの書類を置く個別席が、資料などの電子化により不要となりフリーアドレスになった。オフィススペースの確保はもちろん、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなるなど思わぬ波及効果もあった。

全社を挙げてシステムを見直し、DXを進める

ジェイエーアメニティーハウス様とANDPADの出合いは、数年前の展示会だった。木村様の前任者が、設立20年の若い会社ということもありもっと業務改善できることがあると考え、業務改善システムを探していたのがきっかけだ。機能の説明を受ける中で、賃貸管理でも活用できないかと検討し、17年2月から利用を始めた。
導入にあたり、社内の反対意見はなかったのか。「JAグループというと堅いイメージがあるかもしれませんが、当社は現場、中間管理職、経営層に至るまで頻繁に意見交換を行っています。ANDPADの導入も、より業務が改善すると提案し、メリットがあるなら使ってみようということになりました」と、木村様は振り返る。

1999年の会社設立時から、報告書の作成手順などの仕組みは独自にゼロから作ってきた。ANDPAD導入前まではIT専門の部署がなく、IT関連は総務部で管理しながらアナログで乗り切っていた部分も多かった。導入後、19年にようやくIT部門が立ち上がり、デジタル化の業務改善を進めてきた。
しかし、各部署の判断でシステムを入れているような状態で、横のつながりがあまりない機能になってしまった。そこで今後、様々なシステム関連の見直しをすべく、21年4月に各部署の課長クラスが集まりDXのチームが立ち上がった。かなりの予算を組んで本腰を入れており、「ANDPADにはさらなる機能があるようなので、その導入を視野に入れながら改善できるところをチーム内で話し合っています」(木村様)。

ジェイエーアメニティーハウス様は「オーナー様の負託に応える」という使命を果たすべく、全社を挙げて、部署間を横断したANDPADの活用方法を開拓しながらDXを進めていく。

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