一人当たりの担当棟数が1.6倍に。施工管理と受発注管理をシステム統一し、業務効率化・品質向上に取り組む

株式会社北洲様

株式会社北洲のご紹介

国内外の優れた建設資材を扱う販売店として、1958年に創業した株式会社北洲様。1979年には、「北国にこそ、豊かな住まい文化をつくろう」という思いのもと、先代の社長が住宅事業をスタート。高断熱・高気密住宅の先駆けとして、室内の寒暖差が少なく、冬でも暖かく快適に暮らせる住まいづくりに力を注いでいる。近年では、SDGsの実現に向け、ZEH住宅の普及を推進。現在は、ZEH率40%を達成し、今後は75%を目指すという。また、健康・快適・省エネを実証する住宅「プレミアムパッシブハウス」の研究開発など、次世代のスタンダードを創り出す事業にも積極的だ。
今回は、ハウジング事業部 建設部の中川 聖也様と、同部長 青塚 友樹様に、ANDPAD施工管理とANDPAD受発注、両方の運用をスムーズに進めた秘訣について、詳しく伺った。

 

黒板付き写真管理など業務の効率化を考え、社内システムを見直す

宮城県富谷市に本社を置く北洲様。東北の厳しい寒さにも耐えられる「本物の住まい」を全国へと広げるため、現在は東北・関東に5拠点を展開し、現場監督17名で年間約200棟を施工する。そんな北洲様は、以前から現場監督の業務負荷の大きさに、頭を悩ませていたという。

「日中現場を回った後に事務所に戻って、発注書を作成してFAXしたり、撮影した写真をPCに取り込んで報告書を作成したりと、事務作業に追われていました。残業を減らすのは難しい状況でした。システム化することで業務効率化できないかと考えていました。」と、中川様は当時の状況を振り返る。

そこで、北洲様では、2019年に業務支援サービスを導入。約2年半ほど利用したが、思うほど業務改善は進まず、ANDPADへの切り替えを決めた。その理由について、青塚様に伺った。

「ANDPADは、現場管理と受発注を一元管理できる点や電子黒板付きの写真撮影がすぐにできる点は特に魅力に感じました。また、『こういうことをやりたい』と伝えると、いつも前向きな提案をしてくれ、開発スピードも早さや、改善要望の実現にも期待が持てました。」

自社と協力会社を巻き込み、丁寧なサポートで利用浸透を進める

北洲様では、2021年6月からANDPAD施工管理、9月からはANDPAD受発注の運用を開始。工事に関わる多くの社員・協力会社が現行システムからの切り替えに対応、導入の準備はどのように進めたのだろうか。

「まず、以前利用していた業務支援サービスの現場データをすべてANDPADに移行し、アンドパッド担当者と一緒に、当社の実務に即した運用方法を構築していきました。しっかりサポートしてもらって助かりました。」と、中川様は話す。

その後は、社員や協力会社に向け、5拠点をオンラインでつなぎ説明会を開催。全員が理解を深められるように、ANDPAD施工管理・ANDPAD受発注それぞれ2日間ずつ日程を確保して告知を行ったという。

「説明会の後は、各拠点のログイン率や、チャットやお知らせの未読・既読を確認して、利用率が低い拠点や協力会社を個別にサポートしていきました。ただ『使ってください』というだけでは、利用率は上がりません。ANDPADのカスタマーサポートも活用してもらいつつ、手取り足取り教えましたね。ITに苦手意識がある人もいますので、『ANDPADを利用すると業務が楽になる』というポジティブなイメージを伝えることに注力しました。」と、中川様。

また、中川様は、ANDPADの利用浸透には、自社や協力会社を巻き込んだ雰囲気づくりが欠かせないと感じたという。

「入退場報告やKY活動報告をチャットで受けているのですが、『今日もよろしくお願いします』といったレスポンスはこまめに返すようにしています。自ら積極的に利用する姿勢を見せて、全員でANDPADを活用しようという雰囲気を作っていきました。」

では、実際にANDPADを利用してみて、どんな点を便利だと感じられているのだろうか。

「以前よりも、スムーズに工程表が作成できますし、写真のアップロードといった動作もとても早くなりました。工程表と写真管理については、社員も職人さんもどちらも満足しています。特に私が便利だと感じているのは、チャット機能です。当社は若手の現場監督が多いのですが、新人は電話口で現場の問題を話されても、なかなか状況がイメージできません。しかし、チャットで写真付きの報告を受ければ、問題がよく分かりますし、周囲の指示も仰ぎやすいです。電話の回数は確実に減っていますね。」と、中川様は話す。

さらに品質面でも、良い効果が生まれているという。

「チャットの報告で問題に気づけるようになり、解決に向けて早めに手が打てるようになりました。工期が迫っているからと問題を後回しすると、のちのち影響が出ますし、現場の雰囲気も慌ただしくなります。品質を保つためには、ANDPADのようなツールを使って、余裕を持って現場管理に臨むことが重要だと思います。」

ANDPAD受発注の導入には、現行システムからのリプレイスに加え、基幹システムとの連携が必要だった。時間をかけ準備し、利便性は高まったのだろうか。

「以前の電子受発注システムは、Excelで作成した書類をPDF化し、システムにアップして確認してもらう仕様でしたが、今はすべてANDPAD上で作成や送付など全てを完結できています。直感的に操作できて作業がしやすいですし、請求のステータスも一目で確認できて便利です。」

 

工程表作成時間を1.3時間、報告書作成時間を8.7時間削減、さらなる効率化・品質向上に取り組む

北洲様は、ANDPAD導入から2ヶ月後、社員向けのアンケートを実施。その結果、従来の業務フローに比べ、1件あたりの工程表作成時間が1時間以上減り、報告書作成時間は8時間以上も減少したことが分かった。「導入して良かったか」の項目には、ほぼ100%の社員が「良かった」と回答したという。

「以前は、PCに取り込んだ写真をExcelテンプレートへ貼り付けて報告書を作成していましたが、今はその業務をANDPADひとつで行えます。手間のかかる作業がなくなり、残業時間の削減にもつながっています。」と、中川様。

青塚様も、「1人の現場監督が1年間で担当できる棟数が、10棟から16棟へと増えました。1人6棟程度同時進行していますが、円滑に現場管理ができています。ANDPAD受発注の活用によって、1物件あたりの受発注関連書類も8割ほど減りました。」と、成果を語る。
また、お二人は、ANDPADの最大のメリットは、現場管理と受発注が一元管理できる点だと指摘する。

「それぞれ違うシステムを利用していると、業務が複雑化してしまって、社員や協力会社に理解してもらうのに時間がかかります。ANDPAD施工管理とANDPAD受発注は、ログインIDや設定方法も同じで、画面構成も似ているので非常に操作がしやすいです。今まで電子受発注に二の足を踏んでいた協力会社さんも、新たに対応を始めてくれるようになり、8〜9割の取引先がANDPAD受発注を使ってくれています。基幹システムとの連携にあたって、入力ミスを防ぐ仕組みも構築しているので、財務部の残業も大幅に減ると期待しています。」

今後は、紙でチェックしている膨大な検査項目をANDPADに落とし込み、デジタル化を進めていく構想を描く、北洲様。「ANDPADを活用して、情報の一元管理をさらに進めたい」と、青塚様も力強く語ってくれた。日本の住環境を変えていくため、東北から新たなチャレンジを続ける北洲様を、今後もANDPADを通じて支援していきたい。

 

※ ANDPAD 受発注および ANDPAD 黒板 はオプションとなります。

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