ANDPAD導入で事務作業を効率化！検査報告書作成の作業時間を約90%削減！

阪急阪神不動産株式会社様のご紹介

大阪・梅田や阪急・阪神沿線において、商業施設開発や住宅事業といった総合不動産事業を展開する阪急阪神不動産株式会社様。
阪急阪神ホールディングスグループの一員として、100年以上にわたってまちづくりに携わり、関西エリアの発展を支えてきた歴史ある企業である。

そんな阪急阪神不動産様では、不動産オーナー向けの各種サービスを提供する、ソリューション推進部のリフォームグループにANDPADを導入いただいている。

リフォームグループでは、物件・ご要望に応じた3事業（①部分的な改修から全面的なリフォームまでを対応する「阪急阪神のリフォーム」②リノベーション前提で物件購入をされるお客様に向けた中古を買ってリノベーション「リノブルーム」③自社で物件を購入し、リノベーションして再販する「スタイルズ」）を展開しており、長年の実績とノウハウをもとに、「常にお客様目線を徹底すること」を大切にし、「阪急阪神品質」のリフォームを手掛ける。

今回は、ANDPADの導入に尽力していただいた、ソリューション推進部リフォームグループグループ長の西様、リフォーム担当の福島様、部内のツール導入を担当される田和様にお話を伺った。

業務効率化と生産性向上のため、ANDPAD導入を検討

部分リフォームから定額制リフォーム、フルリノベーションまで、幅広いリフォームメニューを用意している阪急阪神不動産様。単価の高いリフォーム案件には、専任の品質管理担当をつけ、質の高い施工を実現している。品質管理担当は一人につき、年間50～60件を担当。業務量の増加にともなって、現場への巡回や、協力業者・営業担当との情報共有がスムーズにいかないケースが発生していたという。

特に検査報告書の作成業務は課題として顕在化していたという。
「まず、デジカメで現場の写真を撮影し、事務所に戻ってPCに写真を取り込みます。その後、Excelで作成した報告書に写真を挿入して、PDFに変換し、注釈をつけてから社内のグループウェアにアップしていました。手間も時間もかかるため、なかなか作成が追いつかないこともありましたね。」と福島様は当時の業務を振り返る。

また、西様は、協力業者とのコミュニケーションに課題を感じていたという。
「何か不具合があった時は、逐一我々が現場まで出向いて、協力業者に指示を出していました。現場を回った後、事務所でデータをとりまとめて報告書作成を行っていたため、品質管理担当の時間外勤務が増えており、何とか業務効率化を図って、生産性を向上しなければいけないと感じていました。」

そんな中、ANDPADを利用したことのある中途入社の社員が西様にANDPADを紹介されたという。その社員曰く「絶対に生産性が上がります。」という進言を受け、西様は、部内の業務支援や企画業務を担う田和様に導入の検討を依頼された。

導入によってどれだけ生産性が上がるのか徹底的に可視化

ANDPAD導入に向けて、田和様がまず取りかかったのが、品質管理担当の「業務内容」と「作業時間」の可視化だった。例えば、検査報告書作成にかかる時間を各担当者にヒアリングし、日常的な作業時間を試算。また、日報作成、写真データ提出、自主検査、工事中の質疑事項に関わる作業項目を洗い出し、ANDPAD導入後に削減できる業務や、得られる効果を一覧にまとめたのだ。

「やはりコストがかかることなので、まずどのぐらい生産性が上がるのかを明確化しました。当時は品質管理担当が5名だったのですが、報告書作成にかかる時間を5名全体で113時間のうち78時間削減できるという試算結果が出て、作業効率も向上することが分かったんです。こうした数字をもとに、2019年に検討をはじめ、同年に運用を開始しました。意思決定は早かったです。」と田和様。

導入が決まってからは、福島様や田和様、品質管理担当のメンバーでANDPAD使用上のルールを詰めていたため、浸透は比較的スムーズだった。また、ANDPADサポート担当者を招き、講習会を実施してルールと使い方を周知したという。
「導入前に、日報や報告書の書き方、案件作成のルール、チャットの書き込みルールを決めました。協力業者のみなさんが、きちんと使えるようなやり方を考えましたね。最初は協力業者の方々に慣れていただくのに苦労しましたが、導入当時から使用している協力業者さんは、今ではしっかりと操作できています。ほぼ毎日仕事で触るため、すぐに慣れてくるようです。今では協力業者の方々も『ANDPADを見た人が、現場の状態をすぐ確認できるように』という意識が生まれているからか、スマホでの写真撮影が上手くなっていて、驚きますね。」と思わぬ効果もあったと福島様は笑いながら語った。

↑実際に作成されたANDPAD導入前後の業務内容比較表

ANDPADは自社だけではなく協力業者の働き方も変えるためのツール

ANDPAD導入後の成果はどうだったのだろうか。福島様と西様に伺った。
「報告書作成は、作業内容や確認項目、注意事項のコメントを、現場で撮影した写真と一緒にANDPADへアップするだけになりました。私の体感ではありますが、ANDPAD導入前に比べて、報告書作成にかかる業務は80～90％削減できていると感じています。作業状況の進捗確認のために、チャットもよく使われていますね。検査もANDPAD上で管理することによって、抜けや漏れがないか、すぐにチェックできますし、問題がすぐに分かります。品質管理担当、協力業者さん、営業全員が現場の状況を一瞬で共有できるので、トラブルやクレームも未然に防げていると実感しています。」と福島様。

「これまで品質管理担当が現場へ行っていたケースでも、職人さんが写真を撮影して、状態をコメントしてもらえれば、事務所からでも作業指示が出せるようになりました。意思疎通の齟齬があった部分も解消できていると思います。スマホ一台あれば、どこでも仕事ができるので、作業効率は上がりましたね。導入して非常に良かったです。」と西様も語ってくださった。

また、協力業者の働き方にも、ANDPADは影響を与えていると福島様は話す。
「以前は、協力業者さんにも、当日の作業内容や明日の作業予定を入れたExcelファイルを毎日メールしていただいていました。これもANDPAD経由で簡単に入力してもらえるようになったので、協力業者さんの業務も効率化できましたね。私たちが残業を削減できても、一緒に働く協力業者さんが辛い思いをしていたら、業界として良いことではありません。当社がANDPADを導入することによって、協力業者さんの業務効率化にも貢献できているのは、導入したことによる大きな成果だと思います。」

現在のコロナ禍においても、積極的にANDPADを活用しているという。
「職人さんや番頭さんには、毎日ANDPADに検温の結果をアップしてもらっています。万が一コロナの陽性者が出たとしても、現場に出た日や一緒に働いた人が全部分かりますので、濃厚接触者の追跡ができます。また、当社のコロナ対応に関するお知らせを、全協力業者さんに向けて通知できる点も便利です。ANDPADによってスピーディなコミュニケーションが可能になっているので、非常に助かっています。」

簡易見積もりシステムの導入や、VRを活用してバーチャルでリフォーム物件の内覧ができるWeb上のバーチャルツアーを実現するなど、阪急阪神不動産様は積極的に最新の技術を事業に取り入れ、業務生産性を高めている。その一つとしてANDPADも大きな役割を担っているという。
ANDPAD導入後、品質管理チームの総残業時間は大幅に削減され、今まで手間をかけていた業務がなくなった分、今後注力していきたい業務に取りかかる余裕も生まれたとのことだ。
福島様は「ANDPADなしの仕事は、もう考えられないです。」と笑顔で語ってくださった。