営業部と技術部のコミュニケーションを一元化、現場情報のリアルタイム性を高める

グリーンライフ産業株式会社様の紹介

グリーンライフ産業株式会社は「緑あふれるまちづくりを」を社の使命として掲げ、環境緑化事業や外構工事緑化事業を手掛ける企業である。福岡県に本社を構える他に、2016年より神奈川県にも関東支社を展開。請け負っている事業は幅広く、行政機関から請け負う公園の整備工事や樹木の管理から施設管理業務、住宅メーカーとパートナーを組み外構工事を請け負う。さらに、エクステリア＆ガーデン事業としてグランド工房というショップ名でエクステリア展示場を九州、関東、台湾で16店舗で展開している。樹木の知識と経験を活かし、パブリックから個人宅のグリーンメンテナンスまでグリーンのトータル産業として活躍されている。

現在、ANDPADはグランド工房で主に利用されており、エクステリア＆ガーデン事業の施工管理を中心に稼働させている。グランド工房の大きな特徴は一件一件全てがオーダーメイドで、お客様の要望に対し高い専門性を誇る職人や設計士のアイデアで高いクオリティの庭造りを実現していることである。また、高いデザイン性も定評で毎年数多くのデザインコンテストで入賞している。こうした高品質・デザイン性の高さからお客様からの工事後アンケートでは90％以上が「大満足」と高い工事満足度を誇っている。
今回は、グリーンライフ産業様においてANDPADの運用推進を実行されてきた、技術本部部長取締役の山田様と、業務課部長代理の脇阪様に導入の経緯、また導入後の変化などをお伺いした。

技術本部長　山田様

変化に対応できるよう柔軟で迅速な開発体制が重要だと考えていた

グリーンライフ産業様ではANDPADを導入する以前に他社のシステムを活用していたという。当時のシステム導入の背景として、グランド工房の事業成長が大きかった。
「もともとはグランド工房が多店舗に拡大していくことがシステムを導入する大きな理由の一つでした。施工量と管理を行う活動エリアの拡大により多くの協力業者との連携が必要となる中、全ての現場を統括して本部で管理しているため、今までのやり方では限界があると考え、何かしらの仕組みが必要だと感じていました。」と語る山田様。

こうした経緯からANDPADとは別のシステムを導入したものの、システム活用を浸透させることが難しかったという。
「特に難しいと感じていたのはチャット機能の部分でしたね。社内だけであれば多少使いづらくても何とか使うことはできますが、どうしても外部の現場で作業している職人や協力業者に使ってもらうには使いやすさが求められます。結局、社外ではチャットを使いこなせなくてメールや電話など連絡手段がバラバラになっていました。そのため、改善の要望を何度か上げてはいましたが、なかなかニーズに答えてもらえず、もどかしく感じていました。そこにANDPADのチャット機能を知り、個人向けのチャットアプリと非常に操作性が近く手軽にできる点が切り替えの要因になりました。」

グリーンライフ産業では先代である創業者の想いとして「造園業の近代化」がある。創業者は過去のやり方や仕組みに捉われるのではなく、新しい仕組み・やり方を積極的に導入していかなければ造園業が衰退していってしまうという危惧を持っていたという。こうした想いは現在の社風に投影されており、ITを活用し、新しいツールの導入を行い積極的にDX化などを進めている。導入するITツールなどに対しては開発会社が変化に対応できる体制にあるかということを重視したという。
「社風上新しいツールの導入は積極的に行って変化に対応して事業運営しています。しかし、そのツール自体が変化に対応できるか、つまり改善要望にこたえられるのかということに関しては非常に重視しています。そういった意味で、ニーズに早く答えてくれる開発体制があるかという部分は大きかったと思います。ANDPADでは社内で開発体制があるとお聞きしていたので切り替えの一つの要因になりましたね。また、実際にANDPADは現在導入してみて導入時だけでなく導入後もサポート体制がしっかりしているため安心しています。」と脇阪様。
こうした機能改善のスピードの他に、新機能の開発や他システムとの連携など、ANDPADに期待していただいた点が切り替えに踏み切った大きな要因となったという。

技術本部長部長代理 脇阪様

他のシステムを使っていたから職人さんもANDPADの良さを理解してくれた

今回のANDPADへの切り替えに関しては、以前から別のシステムを活用していたこともあり、職人さんたちも既にスマートフォンにも慣れていたため利用浸透は比較的スムーズだったという。
「切り替えに関しては、特に職人への浸透に関しては苦労しなかったですね。むしろ、使いやすくなった、新しくこんなことができるんだという声もあって非常に評判は良かったですね。」と山田様。今までと比べアプリ上で、写真がクラウドに上がるまでの時間が速くなったり、資料や図面を展開する作業が速くなっているなど、現場の評判は高いという。

しかし、職人さんへのスムーズな導入の裏には実は細かい気配りもあった。アプリで手軽に報告できるとはいえ、職人はANDPADを取り入れたことで新しく慣れない操作をすることで「ひと手間増えた」と感じてしまう。そのようなことも配慮し、山田様はできる限りチャット上で協力業者さんからの報告や連絡についてはタイムリーに返答するよう心がけているという。
「こうしてお願いしてやり始めたことは、しっかりと反応しないと、相手も熱が冷めてしまう。なので、報告に対しては、必ずお礼なりして返答するようにしています。そうやって、チャット上でやり取りをしていると他の関係者も見ているので、自分もそうしなければという意識が働いて相乗効果で他の人にも使うようになってくれています。ひと手間を加えることはとても大変だけど、加えたことでコミュニケーションの質が良くなるし記録に残すことができ、トラブルも防げます。こうしたひと手間の大切さもしっかりと伝えてきました。」
山田様自身は本部長という立場で普段現場になかなか赴くことはできないが、こうしてチャット上で山田様が職人さんと直接やり取りをすることで、職人さん自身も一体感を感じて積極的に報告を上げてくれるそうだ。アプリに慣れていない年配者の方もこうして操作していくうちに楽しくなって様々な機能を覚えて利用が浸透していったという。

脇阪様も協力業者にお願いする際に、ANDPADで報告することでどんなメリットがあるのか伝えることを意識していたという。
「ANDPADを使うことで管理側だけでなく、職人さんたちにもメリットがあるということを伝えるようにしていました。例えば、前後に入る協力業者さんの報告を確認することができるので、業者さんもわざわざ現場監督に電話などで連絡して現場の状況を聞かなくても、いつ現場に入ればいいか分かるようになるなど、やればこんなに良いことがあるよと具体的に説明するように心がけていました。」

オンラインインタビューに答えてくださった山田様（左）と脇阪様（右）

苦労して導入したからこそコロナ禍でも業務を止めずに済んだ

ANDPADを導入したことによる現場の変化についてお伺いした所、現場の状況がタイムリーに分かるようになったこと、そして、営業部と技術部でツールを一元化できたことが非常に効果的だったと山田様は語る。
「以前は、営業部と技術部でコミュニケーションツールが分かれていました。一つツールが増えることで情報連携の手間が増えて、例えば営業がヒアリングしたお客様の要望が現場に伝わっていないなど情報が分断されてしまうことがありました。しかし、今はチャットの操作性が良いということで営業部も技術部もANDPAD CHATに一元化させることができました。営業部も技術部も、そして業者さんも全員がクラウド上で同じ情報が見えるため情報共有が簡素化されて、情報のリアルタイム性が非常に上がりました。」
こうしたツールの一元化による成果が著しく、社内の評価が高まりさらに運用推進が加速したという。

また、現在は新人教育においてもANDPADをご活用頂いている。
「新入社員研修として、三週間程度現場研修を行っているのですが、そこで撮った写真をANDPADで台帳を作って、報告書を作成するようにしました。今までは、撮った写真をダウンロードしてエクセルを使って、写真を貼り付けてコメントを書き込むなどいくつかのソフトを立ち上げながら作業をしていましたが、ANDPADなら撮った写真をその場で報告書に貼り付けて、その横に写真に対する気づきをコメント入力するだけでいいのでかなり楽になったと思います。」と語る脇阪様。
さらに山田様は新人研修におけるANDPAD活用は会社としても大きな利点があったという。
「楽になったことで、短時間で多くの報告書が作成できて、その分報告の質が高まったと思います。さらに、研修の終わりには研修内容の最終発表の時間があるのですが、今までは作成してきたエクセルファイルを印刷して発表していましたが、ANDPADで報告を作成するようになったことで、ANDPADからPDFをファイル取り出して、映して発表することができたので、印刷する紙の節約になりました。研修の質も上がった上に、ペーパーレスも推進できて会社として非常に効果的でしたね。」

社内、そして職人さんのANDPAD活用については苦労せずにスムーズに浸透した一方で、お二人がこれからの課題として挙げたのは建材業者さんとの受発注のやり取りだった。まだ、今までの慣習が残っている部分もあり紙ベースでやり取りを残していないと、受注が漏れているのではないかという不安が残ってしまうという。そのため、電話やFAXでのやり取りも一部残っていて、ANDPADへの情報一元化にはまだ苦心されている。
ただ一方で、この取り組みがあったからこそ新型コロナウイルスの感染拡大による業務への影響を抑えることができたと脇阪様にご評価いただいた。
「コロナの影響を受けて、全社員テレワークに移行することになったのですが、建材業者さんとのやり取りをANDPADに移行する取り組みをしていたからこそ、FAXのない在宅勤務でも建材業者さんも受発注ができて、現場を進めることができました。苦労しながらでしたが、取り組んでいて本当に良かったなと思いましたね。」

「造園業の近代化を推し進める」という創業者の言葉の通り、業界の一歩先に取り組むグリーンライフ産業株式会社。これからもANDPADはITを通じて、グリーンライフ産業の取り組みを支えていきたい。