工程管理を一元化。情報の伝達漏れや職人不足の課題を解消

クラシタス株式会社様

宮城県仙台市で戸建住宅やマンションのリフォーム・リノベーション事業を主軸とし、社寺事業、不動産事業を展開し以前より業務効率化を意識した経営を行っていたという「クラシタス株式会社」
導入経緯から、非効率・属人化していた現場管理の課題解決に至るまで、推進担当の庄子様と現場を担当する佐藤様にお話をうかがいました。

“実際に使う社員や社外のパートナーのことを考え 導入時のサポート体制を最優先に考慮”

2018年夏頃から施工管理アプリの「ANDPAD」を導入しています。導入以前の現場や工程の管理は、電話やFAXを使ったやり取りが中心で、一部でメールを使っていた程度でした。
当時、2つの大きな課題がありました。
ひとつはお客様からのお困り事など、問題が発生した時の対応です。
今どんな問題が起きているのか?という情報が現場から社内の関係者に伝わらずに会社としての対応が遅れるといったケースがあり、クレームも含めた「業務の属人化解決」が求められていました。
もうひとつは、職人不足をどうやって解消するかということです。
近年は職人の数が足りず、どの現場で何人の職人が働いているのか?といった情報はそれぞれの現場レベルでしか把握できておらず、職人に効率よく動いてもらい生産性を上げるためには、会社全体の施工状況を一元管理する必要がありました。

こうした状況に限らず、以前より経営全般の効率化に対して強い問題意識をもっていました。
当初は他社のシステムを導入しようと決めプレゼンを受けたのですが、正直、操作方法が複雑で覚えるには相当、時間を要すると感じた点や、導入後、職人からの問い合わせ窓口は全て当社だという点、
さらには、導入時のサポートは1回で終了とのこと。不安が大きくなったため、ほぼ決定していたシステム導入を再検討する事とし、建築系の新聞で目にしたANDPADにコンタクトをとりました。

2つのシステムを比較してみると、ANDPADはマニュアル等なくとも直感的に操作でき、断然使いやすい。又、導入後も非常に安心できる継続フォローの体制も確認出来、「導入ではなく浸透するまで任せて下さい」と担当の方からお話があったことが大きな決め手となり、これであれば導入の目的である効率化と全員が「便利だ!」と思って貰えると確信し、ANDPAD導入を決断しました。

何か新しい事をはじめるとき、既存のやり方をなぜ変えるのかという根本を理解してもらうことが重要だと考えています。そういった想いから、社外の協力業者を集めてANDPADの説明会を開催。
たくさんの反論が出され、多少は混乱するものと覚悟していましたが、予想に反して「絶対反対」といった意見は出ず「まず、スマホを買わなくちゃいけない」といった声があがる程度でした。
既にスマホを使っていた職人さんから「昔はスマホを使えなかったけど、今はLINEで孫とやり取りできるようになった」と、スマホは仕事だけでなくプライベートでも役に立つ機器であるという認識が一気に広がった事も助けになったと思います。その流れから、導入は思った以上にスムーズに進んだ気がします。

“チャットとオンライン受発注機能が軸となり 業務効率化と経費の削減を実現”

ANDPADには多くの便利な機能がありますが、何より有効なのはチャット機能です。
大事な要件は電話で伝える事もありますが、FAXはもうほとんど使っていません。チャットを徹底的に活用することで、生産性をさらに向上できると期待しています。

もうひとつの重要な機能はオンライン受発注機能です。
封書でやり取りしていた「注文書・請書」の印紙や切手等の費用削減だけではなく双方の事務作業も大幅に軽減できます。当社にも協力会社にも大きなメリットがあるため、この機能は導入当初から活用しています。

“マンパワーに頼りきりにならずに実績を挙げられる会社へ”

ANDPADを導入して漸く1年となります。まだまだ多くの機能を使いこなせてはいないと思いますが、建設業界で働く職人は年配の方も多いため、一度に多くの事を求めず、優先順位の高いものから確実に使っていくようにしています。

IT化の時代だからこそ、コミュニケーションを大切にする気運を育てていきたい。当社は社員同士の懇親する場を推奨しているため、マラソン大会への参加やスノーボード合宿等といったことを有志で行なうこともありますし、全社スポーツ大会や食事会なども活発に行われています。こうした場で相互理解を深めておけば、チャットの文言の意味合いを取り違えることもなくなり、業務効率化をいっそう推進できるのではないでしょうか。

その観点でいうと、ANDPADのカスタマーサポートの対応力の高さにはいつも感心しています。点数をつけるのであれば120点。ANDPADはすぐに電話がつながるので、何か困ったことが起こったら電話やメールで連絡すればいいという安心感につながっています。
また、カスタマーサポートとメールでやり取りするケースもあるのですが、こちらから連絡する前にフォローの電話をかけてきてくれます。こういったきめ細やかな対応は、当社もぜひ見習いたいところです。導入当時、職人に対するANDPAD説明会に来て頂いた若いサポートスタッフの方も、分かり易く丁寧に説明され、あの笑顔と雰囲気では職人からも不満の声など上がりませんね。

当社は、現在115名の社員がいますが、全ての社員をあらゆる事態にきめ細かく対応できる人財へと育成するのは時間も手間もかかります。働くスタッフスキルの対応力の差を埋めるのが今回導入したANDPADのようなシステムだと考えています。

ANDPADを活用すればマンパワーに依存しなくても結果を残すことができ、会社の評判も高まります。こうした実績を積み上げ、お客様の満足や感動を創り出す会社であり続けることが目標です。

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